W epoce digital nowe informacje i niezbędną wiedzę chętnie konsumujemy wzrokiem. Multimedialna prezentacja jest doskonałym wsparciem dla mówców, którzy chcą zaangażować odbiorców. Niezależnie czy chcemy zaprezentować nowe produkty potencjalnym klientom, przeprowadzić szkolenie czy zbudować pozytywny wizerunek marki na konferencji, warto pamiętać o uniwersalnych zasadach prezentacji biznesowej. Co zrobić, by była skuteczna?
Zdefiniowanie grupy docelowej
Podstawową kwestią podczas tworzenia prezentacji jest określenie grupy docelowej oraz zrozumienie jej potrzeb i oczekiwań. W zależności, czy kierujemy przekaz do inwestorów, pracowników czy potencjalnych klientów, styl i forma prezentacji może się różnić. Należy opierać się na statystycznym profilu odbiorcy – ile ma lat, jakie funkcje pełni w firmie czy jakie są jego zarobki. Zdobycie niezbędnej wiedzy na temat grupy docelowej ułatwi nam przygotowanie wystąpienia. Warto „mówić językiem” odbiorców – w prezentacji można wykorzystać najświeższe trendy, kultowe powiedzenia, a nawet memy w przypadku luźniejszej prezentacji i młodszej grupy docelowej. Słuchacze, którzy identyfikują się z danym tematem z pewnością zapamiętają prezentację.
Określanie celów i pożądanych efektów
Ważnym krokiem w procesie tworzenia prezentacji jest określenie jej celów, czyli co tak naprawdę chcemy osiągnąć. Tylko dzięki temu będziemy w stanie skutecznie dotrzeć do odbiorców i osiągnąć pozytywne rezultaty. Cele powinny być jasne i konkretne – czy chcemy, aby odbiorcy poznali nowy produkt, zainwestowali w firmę, zwiększyli świadomość marki, a może podjęli decyzję o współpracy? Warto pamiętać, że cele prezentacji biznesowej powinny być skoncentrowane na potrzebach grupy docelowej, a także na wartości, jaką firma może dostarczyć swoim klientom lub partnerom biznesowym.
Przejrzysta struktura
Kolejnym etapem tworzenia prezentacji jest przygotowanie konspektu wystąpienia. Można zrobić roboczą rozpiskę slajdów, zachowując przemyślaną strukturę. Odbiorcy powinni mieć poczucie, że są prowadzeni przez poszczególne zagadnienia. Każdy element powinien być dobrze przemyślany. Należy unikać długich fragmentów tekstu, ponieważ odbiorcy mogą skupiać się bardziej na czytaniu niż słuchaniu wypowiedzi prowadzącego. Siłą dobrej prezentacji są przede wszystkim prostota, minimalizm oraz porządek przekazywanych informacji. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie chwytliwych haseł oraz zebranie najważniejszych myśli w formie krótkich zdań. Wystąpienie jest rozwinięciem tego, co znajduje się na slajdach – to jedna z podstawowych zasad, której trzymają się jej najlepsi mówcy.
Czytelność prezentacji
Szablon powinien być lekki w odbiorze, dlatego warto zwrócić uwagę na proporcje pomiędzy poszczególnymi elementami, czcionkę oraz kolorystykę. Odpowiedni dobór fontów może wpłynąć na czytelność prezentacji. Wystarczy zastosować maksymalnie dwa różne fonty i ich odmiany (grubość, szerokość czy pochylenie). Po przygotowaniu materiału należy upewnić się, że bazowe elementy tekstowe są spójne. Wszystkie nagłówki, wypunktowania czy podpisy pod zdjęciami muszą być jednakowej wielkości. A jak dobrać kolory w prezentacji? Warto wykorzystać maksymalnie trzy kolory, stosując zasadę 60/30/10. Jeden przewodni kolor powinien zajmować 60% powierzchni prezentacji, a pozostałe dwa go uzupełniać w stosunku 30% i 10%. Kolory powinny odpowiednio ze sobą kontrastować, by tekst był widoczny z każdego miejsca na sali. W przypadku prezentacji firmowej należy zastosować kolorystykę identyfikacji wizualnej firmy.
Wykorzystanie danych
Warto, by prezentacja w miarę możliwości zawierała dane, konkretne liczby, wykresy czy wyniki badań. Wszystko to może wzmocnić przekaz. Jeśli w prezentacji chcemy zaprezentować dane w formie wykresu, można skorzystać z dedykowanych narzędzi (np. The Data Visualisation Catalogue), które podpowiadają sposób wizualizacji informacji czy konstrukcji wykresów.
Storytelling w prezentacji
Podczas wystąpienia należy skupić się na najważniejszych informacjach, które pozwolą odbiorcom zrozumieć kluczowe przesłanie. Najlepsi mówcy wykorzystują technikę storytellingu w prezentacjach. Opowiadanie historii pozwala na połączenie faktów i danych z emocjami, co może sprawić, że przekaz zapadnie w pamięć odbiorców. Warto skonstruować opowieść wokół problemu lub pomysłu, uwzględniając emocje, doświadczenia oraz rozwiązania. Ważne jest, aby historia była autentyczna i prawdziwa, ponieważ tylko wtedy odbiorcy mogą zidentyfikować się z nią i w pełni ją zrozumieć. W ten sposób storytelling może stać się skutecznym narzędziem, które pomaga w dotarciu do odbiorców i przekonaniu ich do danego pomysłu lub rozwiązania.
Wykorzystanie multimediów
Uwaga słuchaczy może być ulotna, dlatego warto w odpowiednim momencie skierować ją na odpowiednie tory. W tym celu możemy zastosować efektywne przejście, animację czy efekt dźwiękowy. Wówczas prezentacja multimedialna będzie zdecydowanie bardziej widowiskowa. Jednak bardziej kreatywne elementy muszą być w pełni uzasadnione i warto zachować je na najważniejszy moment. Zgodnie z psychologicznym efektem izolacji (efekt von Restorff) mamy tendencję do lepszego zapamiętywania rzeczy, które wyróżniają się z otoczenia. Stosując tę technikę prezentacja zwróci uwagę słuchaczy, będzie się wyróżniać i zapadnie w ich pamięć.
Co zrobić z rękami podczas prezentacji?
Oprócz merytorycznych i technicznych aspektów związanych z prezentacją, warto zwrócić uwagę na jeszcze jedną ważną kwestię, czyli mowę ciała. Odgrywa bardzo ważną rolę w prezentacji biznesowej, ponieważ pozwala na wyrażenie emocji i wzmacnia przekaz werbalny. Ułożenie rąk i gestykulacja mogą sprawiać problem nawet doświadczonym mówcom. Najbezpieczniejszą pozycją jest trzymanie prezentera lub markera oburącz. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie dla osób, które naturalnie dynamicznie gestykulują. Można również trzymać w jednej ręce przedmiot, a drugą gestykulować. Warto pamiętać, że zbyt duża liczba ruchów może rozpraszać słuchaczy, dlatego lepiej podkreślać niewerbalnie najważniejsze wątki w prezentacji. Niegdyś układanie palców w „koszyczek” było popularnym gestem wśród mówców jako wyraz namysłu i mądrości. Jednak obecnie lepiej zrezygnować z takiego ułożenia palców. Najbardziej pożądaną formą ekspresji, do której powinien dążyć każdy mówca, jest naturalna gestykulacja. Wówczas gesty wypływają z danej emocji prelegenta, podkreślają znaczenie słów oraz są doskonałym uzupełnieniem treści.
Osoby, które chcą nauczyć się przygotowywania skutecznych prezentacji zapraszamy do wzięcia udziału w szkoleniu Prezentacje biznesowe, które sprzedają. Uczestnicy zajęć nabędą praktyczną wiedzę i umiejętności, które są niezbędne podczas prezentacji, nauczą się jak oddziaływać na publiczność, opanować stres i właściwie poruszać się na scenie. Program szkolenia obejmuje praktyczne zajęcia warsztatowe, symulacje realnych kontaktów z widownią oraz pracę z kamerą. Uczestnicy otrzymają informacje zwrotne, które pozwolą zniwelować słabe strony i unikać błędów podczas prezentacji.
